Chứng Chỉ CO CQ Là Gì Trong XNK – Phân Biệt C/O, C/Q Sản Phẩm Chuẩn

Khi mua bán hàng hóa, nhất là hàng nhập khẩu, người mua thường hỏi người bán có giấy CO, CQ hay không. Nếu bạn cần tìm hiểu đầy đủ về các loại chứng chỉ này để sản phẩm của doanh nghiệp được thông quan, nhận ưu đãi thuế khi xuất nhập khẩu thì đây là bài viết dành cho bạn. Bao Bì Asia đã tổng hợp tất tần tật các thông tin liên quan đến chứng chỉ CO CQ và các thủ tục, quy trình cấp chứng nhận để bạn tham khảo. Cùng khám phá với Bao Bì Asia nhé!

Khái quát về chứng chỉ CO CQ trong xuất nhập khẩu

Chứng chỉ CQ là gì?

CQ (Certificate of Quality) là giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa, dùng để xác nhận sản phẩm hoặc lô hàng đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, thông số chất lượng do nhà sản xuất công bố hoặc theo tiêu chuẩn đã thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.

Chứng chỉ CQ thường do nhà sản xuất hoặc đơn vị được ủy quyền phát hành. Nội dung chứng nhận có thể bao gồm tên sản phẩm, mã hàng, nhà sản xuất, tiêu chuẩn áp dụng và kết quả kiểm tra chất lượng.

Trong hoạt động mua bán và xuất nhập khẩu, CQ là căn cứ để người mua kiểm tra, đối chiếu chất lượng hàng hóa với hợp đồng và yêu cầu kỹ thuật. Chứng từ này cũng thường được sử dụng trong hồ sơ đấu thầu, nghiệm thu và bàn giao thiết bị, máy móc.

Chứng chỉ CQ là gì

Chứng chỉ CO là gì?

CO (Certificate of Origin) là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, xác nhận hàng hóa có nguồn gốc từ một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nhất định theo quy tắc xuất xứ áp dụng. Đây là chứng từ được sử dụng phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu và thương mại quốc tế.

Giấy chứng nhận CO thường do cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền tại nước xuất khẩu cấp. Nội dung thể hiện các thông tin như tên hàng hóa, nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu, số lượng, tiêu chí xuất xứ và quốc gia xuất xứ.

CO được sử dụng để xác định xuất xứ hàng hóa khi làm thủ tục hải quan, đồng thời là căn cứ để xem xét áp dụng thuế nhập khẩu ưu đãi theo các hiệp định thương mại tự do (FTA), nếu hàng hóa đáp ứng đầy đủ quy tắc xuất xứ tương ứng.

Lưu ý: CO chỉ xác nhận xuất xứ hàng hóa, không phải giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm và cũng không tự động chứng minh hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng. Không phải mọi lô hàng đều bắt buộc phải có CO. Việc yêu cầu chứng từ xuất xứ phụ thuộc vào mặt hàng, thị trường nhập khẩu, hiệp định thương mại và các quy định quản lý có liên quan. CO cũng không tự động giúp hàng hóa được giảm thuế nếu không đáp ứng quy tắc xuất xứ tương ứng. 

Chứng chỉ CO là gì

Phân biệt chứng chỉ CO/CQ

Chi tiết về chứng chỉ CO

Mẫu giấy chứng chỉ CO

Các loại chứng chỉ CO

Mỗi hiệp định thương mại có một mẫu CO riêng, nên CO được chia thành nhiều form khác nhau. Một số loại mẫu chứng nhận xuất xứ phổ biến tại Việt Nam có thể kể đến như: 

• CO Form A: áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu sang các nước phát triển cho hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP cho Việt Nam.
• CO Form B: chỉ xác nhận xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, không nhằm hưởng ưu đãi thuế quan theo FTA.
• CO Form D: áp dụng cho hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ theo Hiệp định ATIGA giữa các nước ASEAN.
• CO Form E: áp dụng theo Hiệp định thương mại tự do ASEAN – Trung Quốc (ACFTA).
• CO Form S: áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu giữa Việt Nam và Lào theo hiệp định thương mại song phương.
• CO Form AK: áp dụng theo Hiệp định thương mại tự do ASEAN – Hàn Quốc (AKFTA).
• CO Form AJ: áp dụng theo Hiệp định thương mại tự do ASEAN – Nhật Bản (AJCEP).
• CO Form VJ: áp dụng theo Hiệp định Đối tác kinh tế Việt Nam – Nhật Bản (VJEPA).
• CO Form VK: áp dụng theo Hiệp định thương mại tự do Việt Nam – Hàn Quốc (VKFTA).
• CO Form AANZ: áp dụng theo Hiệp định thương mại tự do ASEAN – Úc – New Zealand (AANZFTA).
• CO Form CPTPP: chứng từ chứng nhận xuất xứ theo quy định của Hiệp định CPTPP.
• CO Form GSTP: áp dụng cho hàng hóa giao dịch giữa các nước tham gia Hệ thống ưu đãi thương mại toàn cầu.
• CO Form ICO: dành cho sản phẩm cà phê đáp ứng quy định về xuất xứ của Tổ chức Cà phê Quốc tế.

Nội dung chính của chứng chỉ xuất xứ CO

Tùy theo mẫu CO và quy định xuất xứ áp dụng, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa thường bao gồm các thông tin chính sau:

• Thông tin nhà xuất khẩu: Tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của đơn vị xuất khẩu.
• Thông tin nhà nhập khẩu: Tên, địa chỉ và thông tin người nhận hàng.
• Thông tin nhà sản xuất: Tên, địa chỉ nhà sản xuất nếu khác với nhà xuất khẩu.
• Mô tả hàng hóa: Tên hàng, đặc điểm sản phẩm và mã HS.
• Ký hiệu và số hiệu kiện hàng: Thông tin giúp nhận diện từng kiện trong lô hàng. 
• Số lượng và trọng lượng: Số lượng, trọng lượng hàng hóa trong lô xuất khẩu.
• Trị giá hàng hóa: Giá trị hàng hóa theo chứng từ thương mại liên quan.
• Xuất xứ hàng hóa: Quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ.
• Thông tin vận chuyển: Phương tiện vận chuyển, cảng đi, cảng đến và số vận đơn nếu mẫu CO yêu cầu.
• Thông tin hóa đơn: Số hóa đơn thương mại và ngày phát hành.
• Cam kết của nhà xuất khẩu: Xác nhận các thông tin khai báo là đúng, có chữ ký và ngày ký. 
• Xác nhận của cơ quan cấp: Chữ ký, con dấu hoặc xác thực điện tử của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp CO.

Nội dung chính

Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận CO

Để hoàn tất quy trình xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ cho lô hàng xuất khẩu, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước chuẩn bị và nộp hồ sơ theo quy định.

• Đăng ký tài khoản thương nhân: Doanh nghiệp khai báo thông tin pháp nhân, mẫu chữ ký số và con dấu trên hệ thống điện tử chuyên ngành của cơ quan quản lý (eCoSys) trước khi tiến hành lập hồ sơ.
• Chuẩn bị bộ chứng từ đề nghị cấp CO: 
• Đơn đề nghị cấp CO: Khai đầy đủ thông tin theo mẫu tương ứng với loại CO cần xin cấp.

• Hồ sơ xuất khẩu: Bao gồm hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan, vận đơn và các chứng từ liên quan đến lô hàng.
• Tài liệu chứng minh xuất xứ: Cung cấp thông tin về quy trình sản xuất, bảng kê nguyên vật liệu, hóa đơn mua nguyên liệu, định mức sản xuất hoặc chứng từ chứng minh tiêu chí xuất xứ theo yêu cầu.
• Giấy tờ doanh nghiệp: Hồ sơ đăng ký thông tin thương nhân và các tài liệu pháp lý liên quan theo yêu cầu của tổ chức cấp CO.
• Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền: Doanh nghiệp nộp bản khai điện tử qua hệ thống hoặc mang hồ sơ giấy trực tiếp đến Bộ Công Thương hoặc các tổ chức được ủy quyền cấp phát.

• Thẩm định hồ sơ và nhận kết quả: Cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, đối chiếu các tiêu chí xuất xứ và cấp giấy chứng nhận chính thức cho doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu, doanh nghiệp cần bổ sung hoặc điều chỉnh theo hướng dẫn. Khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp nhận giấy chứng nhận CO theo hình thức đăng ký.

Nhận kết quả

Lưu ý: Từ ngày 01/07/2025, việc cấp CO được thực hiện theo Thông tư 40/2025/TT-BCT. Thành phần hồ sơ có thể khác nhau tùy mẫu CO, hiệp định thương mại và đặc điểm xuất xứ của từng mặt hàng. 

Những quốc gia yêu cầu chứng nhận CO

Trong hoạt động thương mại quốc tế, hầu hết các quốc gia và vùng lãnh thổ đều có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp chứng nhận xuất xứ tùy theo chính sách quản lý hàng hóa. Việc xác định rõ các khu vực và thị trường trọng điểm đòi hỏi loại chứng từ này giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ thông quan chính xác.

• Liên minh châu Âu: Cơ quan hải quan các nước thành viên yêu cầu chứng từ xuất xứ để áp dụng mức thuế ưu đãi theo các hiệp định thương mại đã ký kết với Việt Nam.
• Trung Quốc: Thị trường này bắt buộc yêu cầu chứng nhận xuất xứ mẫu E đối với các lô hàng nhập khẩu để xác định nguồn gốc và hưởng mức thuế quan ưu đãi.
• Các nước trong khu vực Đông Nam Á: Khi giao thương nội khối, các quốc gia thành viên đều yêu cầu chứng nhận xuất xứ mẫu D để kiểm soát tiêu chuẩn xuất xứ và giảm thuế suất xuống mức tối thiểu.
• Hàn Quốc và Nhật Bản: Các thị trường này yêu cầu chứng nhận xuất xứ theo các hiệp định thương mại tự do song phương hoặc khu vực để rà soát thuế suất nhập khẩu.
• Hoa Kỳ và các quốc gia châu Mỹ: Cơ quan quản lý thường yêu cầu chứng từ xác minh nguồn gốc để phục vụ công tác thống kê thương mại, kiểm tra thuế quan và phòng vệ thương mại.
• Các nước ASEAN: CO Form D được sử dụng cho hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ theo Hiệp định ATIGA. 
• Các nước thành viên CPTPP: Gồm Canada, Mexico, Peru, Chile, Úc, Nhật Bản, Singapore… Doanh nghiệp có thể dùng CO mẫu CPTPP hoặc tự chứng nhận xuất xứ theo quy định của hiệp định. 

Các quốc gia

Vai trò quan trọng của chứng chỉ CO

Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO) không chỉ giúp xác định hàng hóa được sản xuất tại quốc gia nào mà còn là căn cứ để cơ quan hải quan áp dụng các chính sách thương mại. Chứng từ này không chỉ là công cụ pháp lý quan trọng mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quá trình thông quan toàn cầu.

• Xác định xuất xứ hàng hóa: CO cung cấp căn cứ chứng minh nguồn gốc sản phẩm, giúp doanh nghiệp và cơ quan hải quan xác định hàng hóa có đáp ứng yêu cầu về xuất xứ trong hợp đồng và quy định nhập khẩu hay không. 

Xuất xứ hàng hóa

• Hưởng ưu đãi thuế quan: Giúp doanh nghiệp được áp dụng mức thuế nhập khẩu thấp hơn hoặc bằng không theo các hiệp định thương mại tự do, từ đó tiết kiệm tối đa chi phí tài chính và tăng khả năng cạnh tranh.
• Áp dụng biện pháp phòng vệ thương mại: Hải quan dựa vào xuất xứ để xác định hàng có thuộc diện chịu thuế chống bán phá giá, thuế chống trợ cấp hay biện pháp tự vệ hay không. CO cũng giúp phát hiện hàng lẩn tránh xuất xứ, tức hàng từ nước bị áp thuế cao nhưng khai là hàng nước khác. 
• Thống kê thương mại và quản lý hạn ngạch: Với mặt hàng có hạn ngạch theo quốc gia, cơ quan quản lý cần biết chính xác xuất xứ để tính lượng hàng được nhập. Số liệu từ CO cũng giúp thống kê kim ngạch thương mại giữa các nước. 
• Kiểm tra điều kiện thông quan: Xác định xem mặt hàng đó có đủ tiêu chuẩn pháp lý để được phép nhập cảnh và lưu thông hợp pháp vào thị trường nước sở tại hay không.
• Là chứng từ bắt buộc trong nhiều hồ sơ dự án và đấu thầu: Các dự án, gói thầu mua sắm thiết bị thường yêu cầu nhà cung cấp nộp CO cùng CQ khi giao hàng. Không có CO, bên bán có thể không được nghiệm thu hoặc chậm thanh toán. 

Chứng từ bắt buộc

Nguồn gốc của chứng chỉ CO

Nền tảng của CO được cho là bắt nguồn từ Công ước quốc tế về đơn giản hóa thủ tục hải quan, ký tại Geneva năm 1923. Công ước này cho phép các phòng thương mại cấp giấy chứng nhận xuất xứ, đồng thời yêu cầu các nước ký kết đơn giản hóa thủ tục cấp để không cản trở việc lưu thông hàng hóa. 

Về sau, Công ước Kyoto do Tổ chức Hải quan Thế giới quản lý đã kế thừa và bổ sung các quy định về xuất xứ, trong đó có hướng dẫn về chứng từ chứng nhận xuất xứ. 

Ngày nay, tùy từng quốc gia, CO có thể do phòng thương mại, bộ quản lý thương mại hoặc cơ quan hải quan cấp. Tại Việt Nam, Bộ Công Thương là cơ quan quản lý việc cấp CO, có thể ủy quyền cho tổ chức khác như VCCI cấp một số mẫu nhất định. Bên cạnh đó, nhiều hiệp định thương mại mới còn cho phép doanh nghiệp tự chứng nhận xuất xứ. 

Chi tiết về chứng chỉ CQ

Các loại giấy chứng nhận CQ

Phân loại theo đơn vị cấp

• CQ do nhà sản xuất cấp: Do chính nhà máy hoặc đơn vị sản xuất trực tiếp phát hành nhằm xác nhận sản phẩm được gia công đúng theo catalog, thông số kỹ thuật và tiêu chuẩn nội bộ đã công bố. Loại này thường được sử dụng để bàn giao hàng hóa và chứng minh chất lượng với khách hàng. 
• CQ do cơ quan độc lập cấp: Do các tổ chức giám định và kiểm định có thẩm quyền trong nước hoặc quốc tế thực hiện. Kết quả đánh giá cung cấp căn cứ khách quan để xác định sản phẩm có đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật hay không. Giá trị của chứng từ phụ thuộc vào năng lực, phạm vi được công nhận hoặc chỉ định của tổ chức thực hiện. 

Phân loại theo hình thức

• Chứng nhận hợp chuẩn: Văn bản xác nhận sản phẩm phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật tương ứng, thường được áp dụng dựa trên nhu cầu tự nguyện hoặc theo thỏa thuận giao dịch giữa các bên.
• Chứng nhận hợp quy: Loại chứng nhận bắt buộc do cơ quan quản lý nhà nước quy định, xác nhận hàng hóa đáp ứng đầy đủ các tiêu chí cốt lõi về an toàn, vệ sinh và bảo vệ môi trường trước khi lưu thông trên thị trường.

Lưu ý: CQ không phải là tên gọi của một loại giấy chứng nhận có mẫu thống nhất cho mọi hàng hóa. Khi giao dịch, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu trong hợp đồng, hồ sơ đấu thầu và quy định chuyên ngành để xác định chính xác loại chứng từ cần cung cấp. Không phải mọi kết quả thử nghiệm hay giấy chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy đều có thể thay thế cho CQ do nhà sản xuất cấp.

Nội dung chính của chứng nhận CQ

Nội dung trên giấy chứng nhận CQ có thể thay đổi tùy theo loại hàng hóa, nhà sản xuất và đơn vị phát hành. Tuy nhiên, thông thường, chứng nhận CQ sẽ bao gồm các thông tin cơ bản sau: 

• Thông tin các bên liên quan: Ghi rõ tên, địa chỉ và mã số của hãng sản xuất, đơn vị xuất khẩu hoặc doanh nghiệp nhập khẩu để xác định rõ trách nhiệm pháp lý.
• Mô tả chi tiết hàng hóa: Trình bày rõ tên sản phẩm, chủng loại, mã HS cùng với số lượng, trọng lượng và quy cách thực tế của lô hàng cần kiểm định.
• Tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng: Liệt kê rõ các tiêu chuẩn chất lượng của nhà máy, tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn quốc tế mà sản phẩm cam kết đáp ứng.
• Kết quả kiểm tra chất lượng: Cung cấp các số liệu thử nghiệm hoặc kết quả kiểm định thực tế để chứng minh sản phẩm đạt chuẩn kỹ thuật an toàn.
• Thông tin xác nhận chứng nhận: Bao gồm số chứng nhận, ngày phát hành, tên đơn vị cấp và chữ ký hoặc dấu xác nhận của người có thẩm quyền. 

Mẫu CO 14

Vai trò quan trọng của chứng nhận CQ

Trong hoạt động thương mại và xuất nhập khẩu, việc kiểm soát tiêu chuẩn sản phẩm là bước đệm quan trọng để tạo dựng lòng tin giữa các đối tác. Giấy chứng nhận chất lượng CQ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và giá trị kỹ thuật của lô hàng:

• Xác thực chất lượng hàng hóa: Chứng minh sản phẩm thực tế được sản xuất và đáp ứng đúng các thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn quốc gia hoặc quốc tế mà nhà sản xuất đã công bố.
• Tạo dựng niềm tin cho khách hàng: Giúp người mua dễ dàng kiểm chứng chất lượng hàng hóa, đối chiếu thông số mà không cần tự tiến hành các bước kiểm tra phức tạp.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý chuyên ngành: Dù không bắt buộc trong mọi hồ sơ thông thường, loại chứng từ này là điều kiện bắt buộc đối với các mặt hàng đặc thù như thiết bị điện, vật liệu xây dựng hoặc sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn.
• Là điều kiện trong dự án và đấu thầu: Các gói thầu, dự án lắp đặt thiết bị thường yêu cầu nộp CQ cùng CO khi giao hàng. Thiếu CQ, nhà cung cấp có thể không được nghiệm thu hoặc bị chậm thanh toán. 
• Hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu: CQ có thể được sử dụng để đối chiếu thông số kỹ thuật và chứng minh chất lượng hàng hóa theo yêu cầu của hợp đồng hoặc đối tác nhập khẩu. Tuy nhiên, CQ không phải chứng từ bắt buộc trong mọi bộ hồ sơ hải quan, mà phụ thuộc vào quy định đối với từng mặt hàng. 

Hỗ trợ xuất nhập khẩu

• Nâng cao lợi thế cạnh tranh: Cung cấp kết quả đánh giá khách quan từ bên thứ ba, giúp doanh nghiệp dễ dàng vượt qua các vòng thẩm định khắt khe trong các hợp đồng hoặc dự án lớn.

Khi nào hàng hóa bắt buộc phải có CQ?

Trong quá trình xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận chất lượng CQ không phải lúc nào cũng bắt buộc trong mọi bộ hồ sơ hải quan thông thường. Tuy nhiên, doanh nghiệp bắt buộc phải cung cấp chứng từ này trong một số trường hợp cụ thể để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và hoàn tất giao dịch thương mại:

• Khi pháp luật quy định bắt buộc: Một số mặt hàng thuộc diện quản lý chất lượng chuyên ngành phải cung cấp chứng chỉ chất lượng theo quy định tương ứng khi thực hiện thủ tục nhập khẩu hoặc lưu thông trên thị trường.
• Khi hàng hóa thuộc diện kiểm tra chất lượng nhập khẩu: Đối với những mặt hàng phải đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng, doanh nghiệp có thể phải nộp CQ hoặc kết quả thử nghiệm, chứng nhận phù hợp theo yêu cầu của quy chuẩn kỹ thuật và phương thức kiểm tra áp dụng.

Thuộc diện kiểm tra

• Khi hợp đồng hoặc đối tác yêu cầu: Trong giao dịch thương mại, bên mua có thể yêu cầu nhà cung cấp cung cấp CQ để xác nhận sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, thông số chất lượng đã thỏa thuận.

Cơ quan/Đơn vị nào có thẩm quyền cấp chứng chỉ CQ?

Chứng nhận CQ thường do nhà sản xuất hoặc tổ chức đánh giá, chứng nhận chất lượng có đủ năng lực thực hiện cấp (tùy theo loại chứng nhận và yêu cầu áp dụng). Tại Việt Nam, các đơn vị có thể tham gia cấp hoặc xác nhận chứng nhận chất lượng gồm:

• Nhà sản xuất: Có thể phát hành giấy chứng nhận chất lượng xuất xưởng để xác nhận sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật do doanh nghiệp công bố. Đây là hình thức xác nhận chất lượng từ phía nhà sản xuất, không đồng nghĩa với chứng nhận độc lập của bên thứ ba.
• Tổ chức chứng nhận độc lập: Các tổ chức có năng lực đánh giá sự phù hợp, được công nhận hoặc chỉ định theo quy định có thể thực hiện kiểm tra, thử nghiệm và cấp chứng nhận chất lượng trong phạm vi hoạt động được phép.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Đối với một số nhóm hàng hóa chịu sự quản lý chuyên ngành, cơ quan nhà nước có thể thực hiện hoặc chỉ định tổ chức đánh giá, chứng nhận theo quy định pháp luật.

Quy trình kiểm tra CO/CQ hợp lệ

CO hoặc CQ không hợp lệ có thể khiến lô hàng mất ưu đãi thuế, bị chậm thông quan hoặc không được nghiệm thu. Vì vậy, khi nhận bộ chứng từ từ nhà cung cấp, doanh nghiệp nên kiểm tra theo các bước dưới đây trước khi nộp hải quan hoặc ký nhận hàng với các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra loại, hình thức chứng từ

Với CO, mẫu phải đúng hiệp định áp dụng cho nước xuất khẩu, ví dụ hàng từ Trung Quốc dùng Form E, hàng từ ASEAN dùng Form D. Sai mẫu đồng nghĩa với việc không được hưởng thuế ưu đãi. 

Với CQ, cần xem đây là CQ của nhà sản xuất hay của tổ chức độc lập, có đúng loại mà hợp đồng hoặc hồ sơ thầu yêu cầu không. 

Ngoài ra, cần đối chiếu mẫu biểu, số hiệu, ngày cấp, chữ ký, con dấu và các thông tin nhận diện của đơn vị phát hành. Chứng từ không được có dấu hiệu tẩy xóa, chỉnh sửa bất thường.

Kiểm tra loại chứng từ

Bước 2: Kiểm tra thẩm quyền cấp 

Xác định CO được cấp bởi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền theo hiệp định thương mại tương ứng. Với CQ, cần xác minh tư cách của nhà sản xuất hoặc tổ chức chứng nhận phát hành.

Với hàng phải chứng nhận hợp quy, tổ chức cấp phải nằm trong danh sách được chỉ định. 

Bước 3: Đối chiếu thông tin hàng hóa

Kiểm tra tên sản phẩm, nhà sản xuất, mã HS, số lượng, trọng lượng, số kiện, số và ngày hóa đơn trên CO, CQ với hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói và tờ khai hải quan. Với CQ, cần đối chiếu thêm số lô, số serial và model với hàng thực tế. Đây là bước phát hiện nhiều lỗi nhất. 

Bước 4: Kiểm tra thời hạn hiệu lực

Tra cứu số chứng nhận trên hệ thống của cơ quan cấp nếu có, kiểm tra mã QR hoặc liên hệ trực tiếp đơn vị phát hành để xác nhận thông tin.

CO thường có hiệu lực 12 tháng kể từ ngày cấp, tùy từng hiệp định. Ngày cấp CO không được quá sớm so với ngày xuất hàng, trường hợp cấp sau phải có ghi chú theo đúng quy định. Ngày cấp CQ cần phù hợp với thời gian sản xuất của lô hàng. 

Bước 5: Kiểm tra chữ ký, con dấu và tình trạng giấy tờ

Chữ ký, con dấu phải rõ ràng và đúng mẫu của đơn vị cấp. Giấy tờ không được tẩy xóa, nếu có sửa chữa thì phải có xác nhận của đơn vị cấp. Sai sót nhỏ như lỗi chính tả có thể được chấp nhận nếu không làm thay đổi nội dung xuất xứ hoặc chất lượng. 

Bước 6; Tra cứu trên hệ thống của đơn vị cấp

Nhiều nước cho phép tra cứu CO bằng số tham chiếu hoặc mã QR trên website của cơ quan cấp, CO điện tử trong khối ASEAN còn được truyền thẳng qua Cơ chế một cửa ASEAN. 

Với CQ, có thể tra số chứng nhận trên website của tổ chức chứng nhận hoặc liên hệ trực tiếp nhà sản xuất để xác nhận. 

Tra cứu hệ thống

Bước 7: Xử lý khi có nghi ngờ

Nếu phát hiện thông tin không khớp hoặc nghi giả mạo, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp giải trình hoặc cấp lại trước khi làm thủ tục. Khi cần, cơ quan hải quan có thể gửi yêu cầu xác minh đến cơ quan cấp CO ở nước xuất khẩu. 

Các lỗi thường gặp khiến CO/CQ bị Hải quan bác bỏ

Phần lớn CO, CQ bị từ chối không phải vì giấy giả, mà vì những sai sót nhỏ trong khâu khai báo và đối chiếu. Hậu quả thường là lô hàng mất thuế ưu đãi, phải nộp thêm thuế hoặc kéo dài thời gian thông quan. Một số lỗi phổ biến khiến các chứng từ này bị bác bỏ mà doanh nghiệp thường gặp phải có thể kể đến như.

• Sai lệch thông tin đối chiếu: Các chỉ tiêu quan trọng như tên hàng, mã số hàng hóa, số lượng, trọng lượng hoặc trị giá trên chứng từ không khớp hoàn toàn với hóa đơn thương mại, vận đơn hoặc tờ khai hải quan.

Sai thông tin

• Chứng từ quá hạn hiệu lực: Thời điểm nộp chứng từ vượt quá thời hạn quy định của pháp luật hoặc văn bản đã hết hiệu lực tính đến thời điểm doanh nghiệp làm thủ tục thông quan.
• Cơ quan cấp không đúng thẩm quyền: Văn bản được phát hành bởi cơ quan hoặc tổ chức không có thẩm quyền pháp lý hoặc không nằm trong danh sách được quốc gia nhập khẩu công nhận.
• Sai mẫu hoặc thiếu thông tin bắt buộc: CO sử dụng sai mẫu quy định, thiếu hoặc sai nội dung cần thiết, chữ ký hoặc xác nhận theo yêu cầu của hiệp định. CQ thiếu thông tin nhận diện sản phẩm, tiêu chuẩn áp dụng hoặc kết quả đánh giá chất lượng cần thiết. 
• Lỗi về hình thức: Bản giấy bị tẩy xóa, sửa chữa thủ công, rách nát, nhòe mực hoặc thiếu thông tin bắt buộc khiến cơ quan hải quan không thể đọc và xác thực.
• Hàng hóa không đáp ứng yêu cầu chất lượng: CQ hoặc chứng thư chất lượng không phù hợp với tiêu chuẩn công bố, quy chuẩn kỹ thuật tương ứng hoặc hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu. 

Hàng hóa không chất lượng

Bao Bì Asia – Giải pháp in ấn tem nhãn, bao bì giấy chuẩn xuất khẩu

Bao Bì Asia tự hào là nhà cung cấp tem nhãn, tem phụ, thùng carton, hộp giấy các loại với hơn 7 năm kinh nghiệm, phục vụ đa dạng tệp khách hàng ở nhiều lĩnh vực. Chúng tôi cung cấp dịch vụ in tem nhãn, in thùng carton, in hộp giấy cho sản phẩm xuất – nhập khẩu đáp ứng mọi yêu cầu về chất liệu, kiểu dáng, thiết kế,… Khách hàng sẽ được hỗ trợ tận tình trong tất cả các khâu để đảm bảo trải nghiệm mua hàng chuyên nghiệp. Bao Bì Asia không chỉ là đơn vị cung cấp giải pháp in tem nhãn, bao bì giấy toàn diện, mà còn là đối tác chiến lược đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp, nhờ vào:

• 7 năm kinh nghiệm với nhiều khách hàng ở đa lĩnh vực, với các sản phẩm xuất khẩu sang Mỹ, Úc, Châu Âu,..
• Cung cấp giải pháp tem nhãn đẹp, tem phụ, thùng carton, hộp giấy, túi giấy đúng quy định cho 100+ doanh nghiệp
• Trang thiết bị, máy móc hiện đại 
• Sản phẩm đa dạng, đảm bảo chất lượng 
• Dịch vụ chuyên nghiệp, tận tâm, phục vụ 24/7 
• Tư vấn, thiết kế, in mẫu thử miễn phí 
• Xưởng sản xuất hơn 100 mét vuông tại Bình Dương (cũ)
• In ấn số lượng lớn (trên 500 sản phẩm)
• Giá tại xưởng, không qua trung gian 
• Giao hàng miễn phí với đơn hàng trên 1.000.000 VNĐ.
• Chính sách hấp dẫn cho đơn hàng đầu, khách hàng thân thiết,..

Hiểu rõ khó khăn khi doanh nghiệp phải tìm kiếm nhà cung cấp vừa đáp ứng từng loại bao bì, tem nhãn, vừa đảm bảo có đầy đủ chứng nhận sẽ vô cùng mất thời gian và công sức. Bao Bì Asia theo đuổi định hướng mang đến giải pháp bao bì trọn gói (thùng carton, tem nhãn, túi giấy, hộp giấy,..) đúng quy định, lâu dài cho khách hàng, bởi lẽ chúng tôi nhận thức rõ tầm quan trọng của bao bì và dịch vụ trọn gói đối với các cá nhân, doanh nghiệp kinh doanh hiện nay. 

Những câu hỏi thường gặp về chứng chỉ CO/CQ

1. CO và CQ khác nhau như thế nào?

Trả lời: CO xác nhận hàng hóa được sản xuất ở nước nào, còn CQ xác nhận hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng. Hai giấy này thường đi cùng nhau nhưng không thay thế được cho nhau. 

2. Nhập khẩu hàng hóa có bắt buộc phải có CO, CQ không?

Trả lời: CO không bắt buộc với mọi lô hàng, nhưng cần có nếu muốn hưởng thuế ưu đãi hoặc khi hàng thuộc diện kiểm soát xuất xứ. CQ chỉ bắt buộc với hàng thuộc diện kiểm tra chất lượng hoặc khi hợp đồng, hồ sơ thầu yêu cầu. 

3. Không có CO thì hàng có nhập khẩu được không?

Trả lời: Vẫn nhập khẩu được, nhưng hàng phải chịu thuế suất thông thường thay vì thuế suất ưu đãi theo FTA. 

4. Không có CQ thì hàng hóa có được thông quan không?

Trả lời: Có thể, nếu mặt hàng không thuộc trường hợp bắt buộc phải xuất trình chứng từ chất lượng theo quy định. Tuy nhiên, hàng hóa thuộc diện quản lý chất lượng chuyên ngành vẫn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu nhập khẩu.

5. Chưa có CO khi làm tờ khai thì có được nộp bổ sung không?

Trả lời: Có. Doanh nghiệp khai báo nộp bổ sung CO, tạm nộp thuế theo mức thông thường, sau đó nộp CO trong thời hạn quy định để được xử lý phần thuế chênh lệch. 

6. CO có hiệu lực trong bao lâu?

Trả lời: Phần lớn các mẫu CO có hiệu lực 12 tháng kể từ ngày cấp, tùy quy định của từng hiệp định. 

7. CQ có thời hạn sử dụng không?

Trả lời: CQ của nhà sản xuất gắn với từng lô hàng cụ thể. Giấy chứng nhận hợp quy thì có thời hạn ghi rõ trên giấy, thường tối đa 3 năm. 

8. Xin cấp CO mất bao lâu?

Trả lời: Với hồ sơ điện tử đầy đủ và hợp lệ trên hệ thống eCoSys, cơ quan cấp trả kết quả trong khoảng 6 giờ làm việc. 

9. Mất CO bản gốc thì phải làm sao?

Trả lời: Doanh nghiệp liên hệ nhà xuất khẩu để đề nghị cơ quan cấp phát hành bản sao chứng thực của CO gốc theo quy định. 

10. Phí xin cấp CO là bao nhiêu?

Trả lời: Mức phí do Bộ Tài chính quy định và được nộp trực tiếp trên hệ thống eCoSys khi khai hồ sơ. 

11. CO/CQ có cần dịch sang tiếng Việt không?

Trả lời: Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc dịch. Việc sử dụng bản tiếng Anh, song ngữ hoặc bản dịch tiếng Việt phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ và thủ tục liên quan.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được phần nào thông tin về hai loại chứng nhận CO, CQ và quy trình xin cấp chứng nhận cho sản phẩm của mình. Nếu bạn có nhu cầu in ấn tem nhãn, tem phụ, bao bì giấy xuất khẩu cho sản phẩm thì hãy liên hệ ngay với Bao Bì Asia để được tư vấn, hỗ trợ ngay nhé! 

BAO BÌ ASIA

• Địa chỉ: 47 Đường số 46, Phường Tân Tạo, TP.HCM
• Hotline: 0979 026 031
• Email: cskh@baobiasia.com
• Website: www.baobiasia.com