Shipping Mark Là Gì? Những Lưu Ý Khi Dùng Shipping Mark

Shipping mark là gì? Mục đích của shipping mark là gì trong đóng gói và vận chuyển hàng hóa? Hãy cùng Bao Bì Asia tìm hiểu thông qua bài viết sau nhé.

Shipping marks là gì?

Shipping mark (còn được gọi là nhãn hiệu vận chuyển hay ký mã hiệu) gồm tập hợp các số, chữ viết hay ký hiệu được ghi trên bao bì, thùng carton hoặc trên pallet hàng hóa. Mục đích của nhãn này nhằm để nhận diện, phân loại và theo dõi lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển.

Ví dụ về mẫu shipping marks

Dưới đây là một số ví dụ cơ bản của shipping mark trong vận chuyển hàng hóa. Một shipping mark thường bao gồm thông tin về tên người nhận, địa chỉ, thông tin đơn hàng như: số lượng, trọng lượng, xuất xứ,…

Mẫu Shipping Mark

Shipping Mark dạng chữ và số

Shipping Marks dạng mã vạch (barcode)

Một số nhãn cảnh báo trong Shipping Mark

Các nhãn cảnh báo phổ biến trên nhãn vận chuyển: 

• Fragile (Dễ vỡ): Biểu tượng hình ly vỡ cho biết hàng hóa bên trong dễ vỡ và cần được xử lý cẩn thận.
• Keep Dry (Giữ khô ráo): Biểu tượng hình chiếc ô với giọt mưa cảnh báo hàng hóa cần được giữ khô ráo, tránh ẩm ướt.
• This Side Up (Hướng này hướng lên): Hai mũi tên chỉ hướng lên để chỉ dẫn cách đặt thùng hàng theo đúng tư thế.
• Dangerous Goods (Hàng nguy hiểm): Ký hiệu này cho biết hàng hóa là vật liệu nguy hiểm và cần tuân thủ các quy định xử lý đặc biệt.

Các thông tin quan trọng trên shipping mark

1. Tên người nhận và địa chỉ giao hàng

Đây là thông tin quan trọng giúp hãng vận chuyển biết chính xác hàng hóa sẽ được giao đến đâu. Nó thường bao gồm:

• Tên công ty hoặc cá nhân nhận hàng
• Địa chỉ chi tiết (số nhà, đường, khu vực, thành phố, quốc gia)
• Số điện thoại hoặc phương thức liên hệ

Ví dụ, nếu bạn nhập khẩu một lô hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, shipping mark có thể ghi như dưới đây:

• To: Công ty Bao Bì Asia
• Address: 766/18 Lạc Long Quân, Phường Tân Hoà, TP.HCM
• Tel: 0867886811

2. Mã đơn hàng (hay PO Number)

Mỗi lô hàng nên có một mã đơn hàng riêng. Điều này giúp nhà nhập khẩu hoặc đơn vị vận chuyển có thể dễ dàng tra cứu thông tin khi kiểm tra tình trạng hàng hóa. Nếu có vấn đề xảy ra (mất hàng, giao nhầm đơn…), mã số này sẽ giúp xác định nhanh lô hàng có liên quan.

Ví dụ: PO No: 0003261

3. Số kiện hàng (Carton Number)

Việc đánh số kiện hàng là không thể thiếu để phân biệt từng kiện hàng trong một lô hàng lớn. Điều này giúp kiểm đếm nhanh chóng và đảm bảo tất cả các kiện đều được giao đúng và đủ. Thông thường, shipping mark sẽ ghi dưới dạng: Carton No: 1/50, 2/50, 3/50…

Ví dụ: trong trường hợp này, số kiện hàng được ghi là: CTN No: 15/250

4. Mô tả hàng hóa

Shipping mark thường có phần mô tả hàng hóa ngắn gọn để phân biệt với các lô hàng khác. Ngoài ra, bên cung cấp có thể để lại ghi chú cho hàng hóa dễ vỡ như: Fragile – Handle with care (Dễ vỡ – Xin nhẹ tay).

Ví dụ: Item Name: 3 FUNTION RC-TV-TECH

5. Xuất xứ hàng hóa (Country of Origin)

Shipping mark ghi rõ quốc gia xuất xứ để kiểm tra nguồn gốc sản phẩm. Việc ghi xuất xứ cũng ảnh hưởng đến thủ tục nhập khẩu và thuế suất theo từng thị trường. Thông tin này thường viết dưới dạng “Made in + tên quốc gia”.

Ví dụ: Made in China

6. Biểu tượng vận chuyển (Handling Marks)

Ngoài chữ viết, shipping mark thường đi kèm các ký hiệu đặc biệt để hướng dẫn cách xử lý kiện hàng. Các ký hiệu giúp đảm bảo hàng được xử lý đúng cách, tránh hư hỏng do xếp dỡ không đúng quy trình. Một số ký hiệu tiêu biểu có thể kể đến như: 

• Hướng này lên trên (This Side Up)
• Tránh ẩm ướt (Keep Dry)
• Vang vác cẩn thận (Handle With Care)
• Bảo quản lạnh (Keep Refrigerated)
• Tránh nhiệt (Keep Away from Heat)

Tầm quan trọng của shipping mark

Shipping mark cực kỳ quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa bởi vì nó cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, bao gồm tính chất và xuất xứ của chúng. Với cương vị là người giao hàng, thông tin chính xác trên shipping mark giúp đơn vị vận chuyển xử lý hàng hóa nhanh chóng, hiệu quả và đảm bảo giao hàng đúng địa điểm yêu cầu từ người gửi. 

Với cương vị là người nhận hàng, shipping mark giúp kiểm tra đơn hàng đã giao có chính xác không và thực hiện các thủ tục nhập hàng tương ứng. Việc này giúp tránh giao nhầm hàng hay tránh thiệt hại do bảo quản hoặc xử lý không đúng cách. Vì vậy các đơn vị đóng gói hàng hóa được yêu cầu phải thực hiện chính xác shipping marks theo yêu cầu.

Quy định và tiêu chuẩn về shipping mark

1. Tiêu chuẩn chung của shipping mark

Shipping mark được yêu cầu phải đáp ứng một số nguyên tắc cơ bản sau đây:

• Rõ ràng, dễ đọc: Nội dung phải được in hoặc dán trên kiện hàng với kích thước đủ lớn, phông chữ dễ nhìn và có độ tương phản cao với nền.
• Không bị mờ: Chữ viết trên shipping mark phải rõ nét vì nó có thể tiếp xúc với nước, bụi bẩn và va chạm trong quá trình vận chuyển.
• Bao quát đầy đủ thông tin cần thiết: thông tin này không áp dụng chung cho tất cả các đơn hàng mà còn tùy theo yêu cầu của hợp đồng thương mại. Tuy nhiên, một shipping mark tối thiểu phải có các thông tin về người nhận, mã số đơn hàng, số kiện hàng, mô tả ngắn gọn và xuất xứ hàng hóa.

2. Quy định của các tổ chức quốc tế

Một số tổ chức thương mại và vận tải trên thế giới đã đưa ra quy định liên quan đến shipping mark để hỗ trợ quy trình logistics quốc tế. Dưới đây là một số quy định của một số tổ chức tiêu biểu:

• Tiêu chuẩn của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO): Một số ngành hàng nhất định như thực phẩm, hóa chất, thiết bị y tế có quy định riêng về cách đánh dấu và trình bày shipping mark theo tiêu chuẩn ISO.
• Quy định của Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO): Với hàng hóa nguy hiểm, shipping mark phải tuân theo Công ước Hàng hóa Nguy hiểm (IMDG Code) và ghi rõ mã phân loại nguy hiểm, ký hiệu đặc biệt và thông tin nhận diện hàng hóa.
• Hướng dẫn của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA): Đối với hàng vận chuyển bằng đường hàng không, nhãn đánh dấu cần đáp ứng quy định về trọng lượng, loại hàng và mã sân bay đến.

3. Yêu cầu về shipping mark tại các quốc gia trên thế giới

Ngoài các tiêu chuẩn quốc tế, mỗi quốc gia cũng đặt ra yêu cầu riêng đối với shipping mark trong quá trình kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu.

• Mỹ: Hàng nhập khẩu vào Mỹ phải tuân theo hướng dẫn của Cục Hải quan và Biên phòng Hoa Kỳ (CBP). Shipping mark cần thể hiện quốc gia xuất xứ, số lô hàng và thông tin nhà nhập khẩu.
• Trung Quốc: Hải quan Trung Quốc yêu cầu nhãn vận chuyển phải ghi rõ ràng thông tin bằng tiếng Trung hoặc có phụ đề tiếng Trung đối với một số ngành hàng đặc thù như thiết bị điện tử và hóa chất.
• Liên minh Châu Âu (EU): Quy định về shipping mark của EU đặc biệt nghiêm ngặt với hàng thực phẩm, dược phẩm và sản phẩm có nguồn gốc động thực vật. Các mặt hàng này phải có dấu CE nếu phù hợp với tiêu chuẩn an toàn của EU.

Việc tuân thủ chặt chẽ các quy định và tiêu chuẩn trên giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro về pháp lý, đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn, đúng lịch trình mà không xảy ra bất kỳ sự cố nào trong quá trình vận chuyển.

Lưu ý khi thiết kế và sử dụng shipping mark trong vận chuyển

1. Đảm bảo thông tin rõ ràng, dễ đọc

• Shipping mark thường được in trực tiếp lên thùng hàng hoặc gắn dưới dạng tem nhãn, vì vậy cần sử dụng phông chữ đơn giản, kích thước đủ lớn để dễ dàng đọc từ khoảng cách xa.
• Nếu ký hiệu hoặc chữ quá nhỏ, người kiểm tra hàng có thể gặp khó khăn, dẫn đến chậm trễ trong việc xử lý hàng hóa.
• Cần tránh sử dụng quá nhiều màu sắc hay font chữ, vì điều này có thể khiến shipping mark trở nên rối mắt.
• Những yếu tố cơ bản như mã hàng, tên công ty, số kiện,… nên được làm nổi bật bằng cách in đậm hoặc sử dụng một màu sắc dễ nhận diện trên nền bao bì.

2. Sắp xếp thông tin theo trình tự hợp lý

Thông tin trên shipping mark nên được bố trí theo trình tự logic, giúp người tiếp nhận dễ dàng xác định loại và số lượng hàng hóa. Chẳng hạn:

• Trên cùng: Tên người nhận hàng, logo công ty (nếu cần)
• Chính giữa: Số lô hàng, mã số đơn hàng, điểm đến
• Dưới cùng: Số lượng kiện, trọng lượng, hướng dẫn xử lý đặc biệt (nếu có)

3. Chất liệu bền bỉ, chịu được điều kiện vận chuyển

Hàng hóa trong quá trình vận chuyển có thể bị ẩm ướt hoặc va đập. Với bao bì giấy hoặc thùng carton, nên sử dụng mực chống nước hoặc phương pháp in trực tiếp lên bề mặt để đảm bảo thông tin không bị mờ khi gặp độ ẩm cao. 

Thêm vào đó, shipping mark trên các kiện hàng cần được in trên vật liệu có độ bền cao, không dễ bị mờ trong thời gian dài. Nếu shipping mark được sử dụng dưới dạng tem dán, nên chọn loại có keo dính chất lượng cao.

4. Đảm bảo tuân thủ quy định quốc tế

Mỗi thị trường xuất nhập khẩu sẽ có yêu cầu cụ thể đối với shipping mark. Việc không tuân thủ quy định có thể dẫn đến việc hàng bị từ chối nhập khẩu hoặc bị lưu kho, làm tăng chi phí không đáng có. Ví dụ:

• Với hàng đi châu Âu (EU), shipping mark thường phải có các ký hiệu liên quan đến tái chế, bảo vệ môi trường.
• Với hàng dễ vỡ hoặc hàng hóa nguy hiểm, phải có nhãn cảnh báo đặc biệt theo tiêu chuẩn quốc tế (như ký hiệu “Fragile” hoặc nhãn HAZMAT).

Những lỗi sai phổ biến khi sử dụng shipping mark

Một số lỗi thường gặp khi thiết kế shipping mark như:

• Tên công ty ghi sai hoặc thiếu thông tin hàng hóa: Điều này có thể khiến hàng hóa bị giữ lại tại cảng hoặc giao nhầm.
• Số lượng kiện in sai so với thực tế: Dễ gây nhầm lẫn khi kiểm kê và có thể làm mất hàng.
• Mã hàng không khớp với chứng từ: Khi kiểm tra, nếu thông tin trên shipping mark không trùng khớp với vận đơn hoặc hóa đơn thương mại, hải quan có thể yêu cầu kiểm tra và gây chậm trễ trong quy trình thông quan.

Như vậy, để tránh rủi ro trong quá trình vận chuyển và giao nhận, doanh nghiệp cần thiết kế shipping mark không chỉ rõ ràng, dễ đọc mà còn phù hợp với yêu cầu của từng thị trường, đảm bảo độ bền và chính xác của thông tin.

Hướng dẫn sử dụng shipping marks

Việc thiết kế shipping mark và dán nhãn trên thùng carton cần tuân thủ một bố cục rõ ràng để tối ưu hóa quá trình vận chuyển. Nhãn vận chuyển nên được đặt ở vị trí dễ nhìn thấy nhất trên mặt thùng (thường là mặt lớn nhất hoặc mặt trước khi xếp dỡ) để tiện cho việc kiểm tra. 

Các thông tin cần được phân chia thành các khu vực cụ thể:

– Thông tin Người nhận (Consignee Details):

• Vị trí: Thường ở phía trên cùng hoặc trung tâm của nhãn.
• Nội dung: Bao gồm tên công ty/cá nhân người nhận, địa chỉ đầy đủ (số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố, quốc gia) và số điện thoại liên hệ. Đây là thông tin quan trọng nhất để xác định điểm đến của hàng hóa.
• Lưu ý: Cần được in rõ ràng, dễ đọc bằng phông chữ đủ lớn.

– Thông tin hàng hóa:

• Vị trí: Ngay dưới thông tin người nhận.
• Nội dung:
  • Mã sản phẩm (SKU – Stock Keeping Unit) hoặc Mã hàng hóa: Mã này giúp định danh loại sản phẩm bên trong.
  • Mã vạch (Barcode): Rất quan trọng cho việc quét tự động tại các kho bãi và hải quan.
  • Số thứ tự kiện hàng (Carton number): Thường được thể hiện dưới dạng “X/Y” (ví dụ: “1/10”, “2/10”) để chỉ rõ đây là kiện thứ X trong tổng số Y kiện của lô hàng.
  • Mã đơn hàng (Purchase Order Number – PO): Giúp đối chiếu với chứng từ mua bán.
• Lưu ý: Thông tin này cũng có thể được in ở cả hai mặt ngắn của thùng carton để tiện kiểm tra khi xếp chồng.

– Thông tin Trọng lượng & Kích thước:

• Vị trí: Thường nằm ở phía dưới thông tin vận chuyển.
• Nội dung:
  • Trọng lượng tịnh (Net Weight – NW): Trọng lượng của sản phẩm bên trong hộp.
  • Trọng lượng bì (Gross Weight – GW): Trọng lượng tổng cộng của sản phẩm và bao bì.
  • Kích thước kiện hàng (Dimensions): Chiều dài x chiều rộng x chiều cao (LxWxH), thường tính bằng cm hoặc inch.
• Lưu ý: Thông tin này hỗ trợ việc tính toán cước phí và sắp xếp không gian kho và container, vì thế phải thực hiện chính xác.

– Thông tin Xuất xứ:

• Vị trí: Thường ở góc dưới cùng của nhãn hoặc một vị trí dễ nhận biết khác.
• Nội dung: Country of Origin (Nước xuất xứ), ví dụ: “Made in Vietnam”, “Product of China”.
• Lưu ý: Bắt buộc theo quy định hải quan của nhiều quốc gia.

– Ký hiệu Xử lý hàng hóa (Handling Marks):

• Vị trí: Thường được đặt ở vị trí nổi bật, có thể là các góc của thùng hoặc cạnh các thông tin chính hoặc ở cả các mặt bên.
• Nội dung: Các ký hiệu cảnh báo quốc tế như:
  • Fragile (Hàng dễ vỡ): Ký hiệu ly thủy tinh vỡ.
  • This Way Up (Để chiều này lên): Ký hiệu mũi tên hướng lên.
  • Keep Dry (Tránh ẩm ướt): Ký hiệu chiếc ô.
  • Do Not Stack (Không xếp chồng): Ký hiệu hai thùng có dấu X.
• Lưu ý: Các ký hiệu này cần in lớn, rõ ràng và sử dụng màu sắc tương phản mạnh để thu hút sự chú ý.

In shipping mark tại Bao Bì Asia

Lựa chọn Bao Bì Asia cho dịch vụ in shipping mark mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Chúng tôi cam kết cung cấp 

• Các nhãn vận chuyển với thông tin rõ ràng, dễ đọc, được thiết kế một cách khoa học để tối ưu hóa quá trình xử lý hàng hóa. 
• Sản phẩm có độ bền cao, sử dụng mực chống nước và phương pháp in trực tiếp, đảm bảo thông tin không bị hư hại trong điều kiện vận chuyển khắc nghiệt. 
• Tuân thủ các quy định quốc tế, giúp khách hàng tránh rủi ro khi xuất nhập khẩu. 

Với quy trình kiểm soát chất lượng chặt chẽ, chúng tôi hạn chế tối đa sai sót, đảm bảo mọi thông tin trên shipping mark khớp với chứng từ. Chúng tôi tự tin mang đến giải pháp shipping mark chuyên nghiệp và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Shipping mark đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ shipping mark là gì và cách sử dụng nó hiệu quả trong hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu bạn có nhu cầu về dịch vụ in shipping mark, in thùng carton, liên hệ ngay với Bao Bì Asia để được tư vấn và báo giá nhanh nhất nhé!

BAO BÌ ASIA 

• Địa chỉ: 766/18 Lạc Long Quân, Phường Tân Hoà, TP.HCM
• Hotline: 0867886811
• Email: baobiasiavn@gmail.com
• Website: www.baobiasia.com

>>>>> Có thể bạn quan tâm: Ship COD là gì ? Tất tần tật các thông tin về Ship COD từ A-Z